會展公司業務流程具體分幾個階段
發布時間：2019-04-01 05:31:12 瀏覽：3052
企業要舉辦會展，需要會展公司的精心安排，作為會展公司的業務人員，了解業務流程有多重要。那么展覽公司的展臺搭建業務流程是什么呢？讓我們詳細介紹一下。一，項目聯系人階段1，獲取展會客戶信息：以下渠道可以幫助獲得初步的客戶信息。上一屆展會的出版物通常包含平面圖（無論展臺是否屬于特殊服裝，展臺面積在36平方米以上，需要特殊安排）、參展商的聯系方式和簡要介紹（部分展會還將在其上注明公司展會負責人的姓名）。期刊資料可與現場照片進行比較，重要展覽可拍照存檔（數碼照片統一存儲路徑電腦備份，照片紙打印編號存檔，方便存取）。展會專設網站比較有規模的展會基本上建有專門的網頁，一般有對下屆展會的宣傳和以往展覽的回顧。有些不僅會列出上屆的展商，為顯示其展會效益，網上還會上傳一些布置美觀的展位照片。行業資訊媒體行業資訊媒體比較熟悉行業的展會和廠商，有一些采訪類欄目，類似展會快報的性質，里面有參展商市場宣傳方面的負責人信息。正在服務客戶的參展商手冊和平面圖如果在每次展會上有已經在服務的客戶參展，最好能夠通過他們獲得展位平面圖(在為新客戶服務時也要盡可能獲得所有展商的平面圖)。上面有最新的參展商，該屆展會的特裝客戶可以一目了然。2、上門拜訪客戶:會展行業的業務特殊性在于它的客戶基本是確定的，只是客戶需要選擇不同的供應商而已。很多客戶會進行邀稿競標，這些是很多展覽公司都可以進入的，有些供應商關系已經固定的客戶需要通過其他機會再進入。很多時候，確實要參展的特裝客戶是需要展覽服務的，可以進行登門拜訪的。通過與客戶的交談，詳細了解客戶的意圖，明確客戶希望展示的主題，偏愛色調，是否開辟洽談區，需要媒介設備等。有些客戶會提供他們的公司介紹給展覽公司，但即便有對方的公司介紹，通過交流，業務人員需要得知其以往的展臺搭建情況，特別是為什么會放棄原有的合作關系，有哪些地方是不滿意的。有些客戶通常邀請很多家比稿，但最后選中的方案是幾個方案的集合，對于這種客戶事先很難分辨。也有個別客戶已經有了搭建商，只是為了形式，或是為了通過比稿得到一份現成的設計圖，最后自己另外找人做。目前會展行業比較混亂，該種情況希望可以通過與客戶交流能夠提前得以發覺。3、取得客戶參展相關資料：如果得到客戶的認可，同意為其展覽提供策劃設計，通常需要得到客戶的以下資料——展館平面圖、展位面積、展商手冊、客戶公司介紹資料、客戶公司全稱、客戶標準司標、客戶標準字體、客戶標準色標、參展產品名稱規格和數量登、參展產品用電要求、重點參展產品、展位制作預算。通常不管是何種情況，客戶都會提供設計本身需要的資料，但對于展覽服務公司來說，獲得客戶的費用運算是最關鍵的，在投標比稿中尤為重要。有些客戶會給一個大概的范圍，但有些客戶不愿透露，甚至本身也沒有事先有預算。我們可以收集該客戶的以往同行業展位照進行比較，或者把一些展位圖給客戶參考選擇，并告知其大致費用，請其選擇參考。客戶一般會選擇風格和價格都比較接近的展臺圖。參展商手冊和客戶要求關系到設計師的方案是否能夠達到入圍中標，應該盡可能齊全地從客戶那邊獲得。展商手冊涉及到了展館的技術參數和規則要求等。客戶要求可從以下幾個方面明確：展位結構、展位材質要求、色彩要求、設計重點、照明要求、展板數量、展位高度等。4. 明確設計圖交付日期，制定工作計劃：同客戶明確首稿的交付時間和要求，會同設計師進行安排。對于大的項目，應該制定一份工作時間明細表，有需要可以提交給客戶。
二、簽約階段1. 同客戶確定工程價格在報價確定價格時，一定要保證所有的材料和特別要求公司是能夠做到的。否則一旦客戶確認而現場無法達到要求的話，將造成不好影響。2. 明確同客戶的相互配合要求展館現場搭建的時間一般都比較緊張，只有2-3天的安排，這其中還有客戶的展覽產品需要布置，有時涉及到需要提前申報的事宜，應同客戶協調好雙方負責的范圍。3. 簽定合同
三、設計階段1. 向設計師轉交客戶設計要求并隨時與客戶進行展位設計的相關溝通交流。為形成設計部的統一安排，業務人員應該把與客戶在項目接洽中獲得的客戶設計要求和可能需要的需求風格，填寫設計明細表，轉交設計部負責人。在設計師出圖中，業務人員應該保持同客戶的隨時聯系，把握其可能的變化。如果有必要，應該把設計師介紹給客戶，讓雙方可以有直接聯系。對于需要親自去考察測量的場地，可以由業務人員或者設計師安排去現場。設計師應注意同工程施工人員保持聯系，了解最新的展示材料，避免設計采用的材料陳舊或者有些設計無法實地施工。
2. 向客戶交付設計初稿、設計說明、工程報價。展臺初稿定下以后，會同供應商得到成本價，制作明晰的報價單。一般展臺設計的報價有一個比較細分的順序，既是為了方便具體列項也有助讓客戶明了并樂于接受，往往按照設計圖從天到地或者從外到里按順序羅列，防止漏掉項目。在報價中要對材料、顏色、形狀及尺寸進行盡可能完整的描述。一份完整的報價就是一份詳細的工單，便于把握施工成本核算及施工的準確性。展覽設計承建中，有一部分費用是可以由客戶自己向展館支付的，但往往實踐中都是展覽公司代交，應在報價中注明，比如電箱申請、場地管理費等。有些客戶要求在提交設計圖時同時附上設計說明，但有些要求比較簡單，只要看到實際的效果圖就可以;一些形成規模的企業比較注重形象宣傳，盡管沒有明確要求設計圖附有說明，但從正規化考慮，應該提倡設計師寫設計說明。一般可以就展位風格、材質說明、展位功能、色彩說明、照明說明、設計重點等幾個方面進行闡述。交圖時，可以安排設計師一起同客戶見面，讓設計師向客戶說圖，解釋該方案的賣點和最大的與眾不同。
3. 研究客戶反饋意見并進行再次修改客戶如果是多家比稿的話，就會有一番篩選。如果要求我們繼續修改，那么應仔細了解其真實意圖。有些客戶經過第一次接觸后，即便是原來對展覽陌生的要說出個一二來。應仔細同其溝通。如果客戶要求重新以不同風格再次出圖，應該綜合具體情況。
二、簽約階段1. 同客戶確定工程價格在報價確定價格時，一定要保證所有的材料和特別要求公司是能夠做到的。否則一旦客戶確認而現場無法達到要求的話，將造成不好影響。2. 明確同客戶的相互配合要求展館現場搭建的時間一般都比較緊張，只有2-3天的安排，這其中還有客戶的展覽產品需要布置，有時涉及到需要提前申報的事宜，應同客戶協調好雙方負責的范圍。3. 簽定合同
三、設計階段1. 向設計師轉交客戶設計要求并隨時與客戶進行展位設計的相關溝通交流。為形成設計部的統一安排，業務人員應該把與客戶在項目接洽中獲得的客戶設計要求和可能需要的需求風格，填寫設計明細表，轉交設計部負責人。在設計師出圖中，業務人員應該保持同客戶的隨時聯系，把握其可能的變化。如果有必要，應該把設計師介紹給客戶，讓雙方可以有直接聯系。對于需要親自去考察測量的場地，可以由業務人員或者設計師安排去現場。設計師應注意同工程施工人員保持聯系，了解最新的展示材料，避免設計采用的材料陳舊或者有些設計無法實地施工。
2. 向客戶交付設計初稿、設計說明、工程報價。展臺初稿定下以后，會同供應商得到成本價，制作明晰的報價單。一般展臺設計的報價有一個比較細分的順序，既是為了方便具體列項也有助讓客戶明了并樂于接受，往往按照設計圖從天到地或者從外到里按順序羅列，防止漏掉項目。在報價中要對材料、顏色、形狀及尺寸進行盡可能完整的描述。一份完整的報價就是一份詳細的工單，便于把握施工成本核算及施工的準確性。展覽設計承建中，有一部分費用是可以由客戶自己向展館支付的，但往往實踐中都是展覽公司代交，應在報價中注明，比如電箱申請、場地管理費等。有些客戶要求在提交設計圖時同時附上設計說明，但有些要求比較簡單，只要看到實際的效果圖就可以;一些形成規模的企業比較注重形象宣傳，盡管沒有明確要求設計圖附有說明，但從正規化考慮，應該提倡設計師寫設計說明。一般可以就展位風格、材質說明、展位功能、色彩說明、照明說明、設計重點等幾個方面進行闡述。交圖時，可以安排設計師一起同客戶見面，讓設計師向客戶說圖，解釋該方案的賣點和最大的與眾不同。
3. 研究客戶反饋意見并進行再次修改客戶如果是多家比稿的話，就會有一番篩選。如果要求我們繼續修改，那么應仔細了解其真實意圖。有些客戶經過第一次接觸后，即便是原來對展覽陌生的要說出個一二來。應仔細同其溝通。如果客戶要求重新以不同風格再次出圖，應該綜合具體情況。
4. 交付最終設計圖紙和工程報價，展覽公司的業務流程是展覽公司全體員工的必備條件。展覽前服務和展覽后服務同樣重要。只要我們為客戶付出更多的努力，我們一定會在下一個服務中獲得優勢。
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